0

การจัดเก็บและการทำลายเอกสาร

3d4a1การจัดเก็บและการทำลายเอกสาร

การจัดเก็บและการทำลายเอกสาร เป็นองค์ประกอบสำคัญของงานสารบรรณในการบริหารงานเอกสารให้มีประสิทธิภาพ  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖  กำหนดให้ทุกกระทรวง ทบวง กรม  ต้องถือปฏิบัติในการทำลายเอกสารตามระเบียบสำนักนายก ฯ ซึ่งได้กำหนดขั้นตอน วิธีการในการปฏิบัติไว้แล้ว รวมทั้งกำหนดให้ต้องส่งบัญชีรายชื่อเอกสารที่ประสงค์จะทำลายในแต่ละปีให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติ พิจารณาก่อน  ทั้งนี้หอจดหมายเหตุ อาจพิจารณาสงวนเอกสารที่มีคุณค่าไว้ได้

การทำลายเอกสารที่สิ้นกระแสการใช้งานแล้วนั้น เป็นกระบวนการในการบริหารงานเอกสารของส่วนงานขั้นตอนหนึ่ง ซึ่งเป็นผลดีสำหรับส่วนงานนั้น ๆ ในการลดจำนวนเอกสารที่ไม่จำเป็นลง ทำให้เจ้าหน้าที่ สามารถปฏิบัติงานได้สะดวกภายใต้พื้นที่และอุปกรณ์การจัดเก็บที่มีอยู่ และทำให้หน่วยงานดูเป็นระเบียบขึ้นและเป็นการประหยัดงบประมาณด้วย ยิ่งกว่านั้น  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖  ให้ถือปฏิบัติในการทำลายเอกสารเป็นประจำทุกปี โดยกำหนดไว้ในส่วนที่ ๓ เรื่องการทำลาย ข้อ ๖๖ – ๗๐

การจัดเก็บเอกสาร

การจำแนกเอกสารตามหัวข้อเรื่อง  คือการจำแนกเอกสารออกเป็นหัวข้อใหญ่ๆ ตามหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานนั้นๆ โดยทั่วไปตามหลักสากลได้จำแนกหัวข้อเรื่องใหญ่ๆ ไว้  10  หมวดด้วยกัน  ดังนี้

หมวดที่        1    เรื่อง    การเงิน งบประมาณ
หมวดที่        2    เรื่อง   คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ พระราชบัญญัติ พระราชกฤษฎีกา มติคณะรัฐมนตรี
หมวดที่        3    เรื่อง   โต้ตอบทั่วไป ขอความร่วมมือ
หมวดที่        4    เรื่อง   บริหารทั่วไป
หมวดที่        5    เรื่อง   บริหารบุคคล
หมวดที่        6    เรื่อง   เบ็ดเตล็ด
หมวดที่        7    เรื่อง   ประชุม สัมมนา
หมวดที่        8    เรื่อง   ฝึกอบรม  บรรยาย ทุน ดูงานต่างประเทศ
หมวดที่        9    เรื่อง   วัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง
หมวดที่        10   เรื่อง  รายงานและสถิติ

เพื่อให้เข้าใจในแนวทางการจำแนกเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ตามหัวข้อเรื่องทั้ง 10 หมวด ดังนี้

หมวดที่ 1 เรื่องการเงิน งบประมาณ
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทที่เกี่ยวกับการเงินทั้งหมด ซึ่งอาจจะแยกเรื่องได้ดังนี้
- เงินช่วยเหลือและเงินอุดหนุน ได้แก่ ค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียนบุตร
- เงินบำเหน็จ บำนาญ
- เงินค่าตอบแทน ได้แก่ เงินรางวัล เงินสมนาคุณ เบี้ยเลี้ยง
- เงินเดือน ค่าจ้าง
- เงินค่าใช้สอย ค่าสาธารณูปโภค ได้แก่ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์
- เงินรายได้
- การเงินทั่วไป เช่น เงินยืม ภาษี เงินสะสม
- เงินงบประมาณ

หมวดที่ 2 เรื่องคำสั่ง ระเบียบ ประกาศ พระราชบัญญัติ พระราชฤษฎีกา มติคณะรัฐมนตรี
กำหนดให้จัดเก็บเอกสาประเภทที่เกี่ยวกับคำสั่งมหาวิทยาลัย คำสั่งกอง คำสั่งของหน่วยงาน คำสั่งทั่วไป ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญัติ พระราชกฤษฎีกา และมติคณะรัฐมนตี

หมวดที่ 3 เรื่องโต้ตอบทั่วไป ขอความร่วมมือ
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารโต้ตอบที่ไม่สามารถจัดเข้าหมวดหมู่ทั้ง 9 หมวดได้ เช่น หนังสือตอบขอบคุณต่างๆ ขอความร่วมมือประชาสัมพันธ์ข่าวสาร หากหนังสือมีเนื้อเรื่องที่เกี่ยวข้องอยู่ก็พยายามจัดเข้าหมวดหมู่ที่เรื่องนั้นเกี่ยวข้อง เช่น เรื่องโต้ตอบเกี่ยวกับการเงิน ก็ให้จัดเก็บในหมวด 1 เรื่องการเงิน งบประมาณ หรือถ้าเป็นเรื่องโต้ตอบเกี่ยวกับการแต่งตั้ง โอน ย้ายบุคคล ก็ให้จัดเก็บไว้ในหมวด 5 เรื่อง บริหารบุคคล

หมวดที่ 4 เรื่องบริหารทั่วไป
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวกับการแบ่งส่วนราชการ หน้าที่ความรับผิดชอบ และเรื่อง หรือคำสั่งที่มีลักษณะเป็นการบริหารงาน การมอบอำนาจให้ทำหน้าที่แทนหรือรักษาราชการแทนในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่ง

หมวดที่ 5 เรื่องบริหารบุคคล
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทที่เกี่ยวกับบุคคลทั้งหมด เช่น ทะเบียนประวัติ การบรรจุ แต่งตั้ง การโอน ย้าย ลาออก ไล่ออก ตาย ลาอุปสมบท วินัย การขอยืมตัวข้าราชการ เลื่อนขั้นเงินเดือน กำหนดตำแหน่งใหม่

หมวดที่ 6 เรื่องเบ็ดเตล็ด
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทที่ไม่สามารถจัดเก็บเข้าหมวดใดหมวดหนึ่งได้ และปริมาณเอกสารยังมีไม่มากพอที่จะจัดตั้งขึ้นเป็นหมวดใหม่ได้ หรือเป็นเอกสารที่เป็นเรื่องธรรมดา ซึ่งไม่มีความสำคัญเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ซึ่งไม่ควรเก็บเอกสารไว้ในหมวดนี้มากนัก หากมีเอกสารมากควรจะตั้งหมวดใหม่เพื่อความสะดวกในการค้นหา

หมวดที่ 7 เรื่องประชุม สัมมนา
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทที่เกี่ยวกับการประชุม สัมมนา แต่ถ้าเป็นเรื่องประชุมเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่กำหนดไว้แล้ว ให้นำไปรวมกับหัวข้อนั้นๆ  เช่น ประชุมเกี่ยวกับงบประมาณ ก็ต้องนำไปเก็บไว้ในแฟ้ม เรื่อง งบประมาณ หรือการประชุมเกี่ยวกับการพิจารณาโทษข้าราชการผิดวินัย ก็ต้องนำไปเก็บไว้ในแฟ้มเรื่องบริหารบุคคล ฉะนั้น ในหมวดนี้กำหนดให้จัดเก็บเรื่องประชุม สัมมนาในประเทศ ต่างประเทศ ประชุมสัมมนาของหน่วยงาน ประชุม อ.ก.ม. คณบดี สภามหาวิทยาลัย

หมวดที่ 8 เรื่องฝึกอบรม บรรยาย ทุนและดูงานต่างประเทศ
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทฝึกอบรม หรือบรรยายเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง  บุคลากรได้รับทุนไปศึกษา อบรม  ดูงานต่างประเทศ

หมวดที่ 9 เรื่องวัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทจัดซื้อ จัดหาวัสดุ ครุภัณฑ์สำนักงานต่างๆ แบบแปลนสิ่งก่อสร้าง ซ่อมแซม ทะเบียนทรัพย์สิน ตลอดจนถึงเอกสารในการประกวดราคา จ้างเหมาก่อสร้าง แต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ที่ดิน ที่ราชพัสดุ

หมวดที่ 10 เรื่องรายงานและสถิติ
กำหนดให้จัดเก็บเอกสารประเภทรายงาน และสถิติต่างๆ เช่น รายงานการศึกษา รายงานการเกิด-ตาย สถิติประชากร

ทั้งหมดนี้คือแนวทางในการจำแนกเอกสารตามหัวข้อเรื่องตามหลักสากลที่นิยมใช้กันมากทั้ง  10 หมวด  สำหรับหน่วยงานที่มีลักษณะงานพิเศษ เอกสารบางเรื่องไม่สามารถจัดเข้าหมวดทั้ง 10     หมวดได้ และมีปริมาณเอกสารมากพอสมควร ก็ให้ตั้งหมวดใหม่เพิ่มเติมได้ เป็น หมวดที่ 11,  12,  13  ตามลำดับ

อายุการเก็บเอกสาร

อายุการเก็บเอกสารโดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี  เว้นแต่เอกสารดังต่อไปนี้

  1. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ  หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
  2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาล หรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมาย หรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว  การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
  3.  หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชาและมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด
  4. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องสามารถจะค้นหาได้จากที่อื่น  ห้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า  5  ปี
  5. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญ ซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จ ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า  1  ปี
  6. หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อเปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือ ระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้ว ไม่มีปัญหาและไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือ เพื่อการใดๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

การทำลายเอกสาร

ภายใน 60 วันหลังสิ้นปีปฏิทินให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บเอกสารดำเนินการสำรวจเอกสารที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย  เสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม  เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายเอกสาร

ขั้นตอนการทำลายเอกสาร

1. สำรวจเอกสารที่ครบกำหนดอายุการเก็บ โดยปฏิบัติภายใน 60 วัน หลังสิ้นปีปฏิทินของทุกปี
2. จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี  พ.ศ. …………
3. จัดทำหนังสือขออนุมัติทำลายเอกสาร พร้อมแต่งตั้งกรรมการทำลายเอกสาร เสนออธิการบดี
4. คณะกรรมการทำลายเอกสาร ประกอบด้วย  ประธาน และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน
5. คณะกรรมการทำลายเอกสาร มีหน้าที่ดังนี้
5.1 พิจารณาเอกสารที่ขอทำลาย โดยดูจากบัญชีหนังสือขอทำลาย
5.2 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่า เอกสารเรื่องใดไม่ควรทำลายหรือจะขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่องการพิจารณา แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตราประทับกำหนดเก็บหนังสือ โดยให้ประธานกรรมการทำลายเอกสารลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข
5.3 ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าให้ทำลายได้ ให้กาเครื่องหมาย กากบาท (x) ลงในช่องพิจารณา
6.  เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งทำบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี)  เสนออธิการบดี เพื่อพิจารณาสั่งการ
7.  อธิการบดีรับรายงานผลแล้วพิจารณา สั่งการดังนี้
7.1 ถ้าเห็นว่าเอกสารเรื่องใดยังไม่สมควรทำลาย สั่งการให้เก็บไว้จนถึงเวลาการทำลายในครั้งต่อไป
7.2 ถ้าเห็นว่าเอกสารเรื่องใดสมควรทำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณา
8.  สำนักหอจดหมายแห่งชาติ พิจารณารายการเอกสารในบัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี พ.ศ. ……  แล้วแจ้งให้ส่วนราชการเจ้าของเรื่องทราบ ดังนี้
8.1 สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เห็นชอบให้แจ้งส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทำลายเอกสารได้ หากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ไม่แจ้งให้ทราบภายใน 60 วัน นับจากวันที่ได้ส่งเรื่องให้ถือว่า ได้เห็นชอบแล้ว ให้ส่วนราชการเจ้าของเรื่องทำลายเอกสารได้
8.2 ถ้าสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เห็นว่าเอกสารฉบับใดควรจะขยายเวลาการเก็บไว้ หรือเก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งส่วนราชการเจ้าของเรื่องนั้นทราบทำการแก้ไขตามที่แจ้งมา หากเอกสารใดสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ เห็นควรให้ส่งเอกสารไปเก็บไว้ที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ให้ส่วนราชการนั้นปฏิบัติตาม
9.  เมื่อรับหนังสือตอบจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ อนุมัติให้ทำลายเอกสารในส่วนที่เหลือได้  ให้ดำเนินการทำลายเอกสาร  โดยการฉีกเป็นเศษกระดาษ  ย่อย หรือ เผา ในกรณีที่ฉีกเป็นเศษกระดาษ หรือย่อย เพื่อดำเนินการขาย ให้นำเงินที่ได้จากการขายกระดาษนั้นส่งเข้าเป็นเงินรายได้แผ่นดิน
10.  จัดทำหนังสือรายงานผลการทำลายเอกสาร  เสนออธิการบดี  เพื่อทราบ

เอกสารอ้างอิง
1.    ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
2.    อัญชลี  มาตะโก เอกสารประกอบการบรรยาย  “การจัดเก็บและการทำลายเอกสาร” มหาวิทยาลัยมหิดล กรุงเทพฯ

FacebookTwitterGoogle+Share

KMSC

Leave a Reply