0

คู่มือ การประสานงานดูแลชาวต่างชาติ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

งานความร่วมมือระหว่างประเทศได้จัดทำคู่มือ การประสานงานดูแลชาวต่างชาติ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล (ฉบับปรับปรุงเดือนมิถุนายน 2559) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นแนวทางแก่ผู้ปฏิบัติงานด้านวิเทศสัมพันธ์ และด้านที่เกี่ยวข้องในการประสานงานกับชาวต่างชาติ ของ ภาควิชาและหน่วยงาน คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล ได้ทราบถึงขั้นตอนและแนวทางในการดำเนินงานเพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง และทันกำหนดระยะเวลา

สามารถดาวน์โหลดได้ที่ http://www.sc.mahidol.ac.th/ic/Flow-Chart/ic_FlowChart.html

FacebookTwitterGoogle+Share
0

การเขียนหนังสือราชการ

หนังสือราชการ

คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

  1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
  2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
  3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
  4. เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
  5. เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
  6. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ดาวน์โหลดคู่มือการเขียนหนังสือราชการ (PDF)

ดาวน์โหลด Template (DOTX)

  1. บันทึกข้อความ
  2. ประกาศ
  3. หนังสือภายนอก

ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ

  • ด่วนที่สุด
  • ด่วนมาก
  • ด่วน

ชั้นความลับของหนังสือราชการ

หนังสือราชการที่มีชั้นความลับ จะเป็นหนังสือราชการที่เมื่อเปิดเผยจะทำให้รัฐ หรือ สถาบันเสียหายได้ โดยลับที่สุดจะทำให้เกิดความเสียหายร้ายแรงที่สุด

  • ลับที่สุด
  • ลับมาก
  • ลับ

ข้อควรระวัง

Þ  ชั้น “ปกปิด” ปัจจุบันเลิกใช้ไปแล้ว

Þ  ควรซ้อนซองด้วย สำหรับเอกสารลับ

ชนิดและรูปแบบของหนังสือราชการ

1 หนังสือภายนอก

2. หนังสือภายใน

3. หนังสือประทับตรา

1-3 คือ หนังสือติดต่อราชการ

4. หนังสือสั่งการ

- คำสั่ง
- ระเบียบ
- ข้อบังคับ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์

- ประกาศ
- แถลงการณ์
- ข่าว

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

- หนังสือรับรอง
- รายงานการประชุม
- บันทึก (ไม่มีแบบ)
- หนังสืออื่น (ไม่มีแบบ)

 


 

1. หนังสือภายนอก

  • หนังสือราชการแบบเป็นพิธีให้ใช้กระดาษที่มีตรา
  • ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ และบุคคลภายนอก

 

โครงสร้างของหนังสือภายนอก

หัวหนังสือ

[ตรา]

ที่ …                                                                  (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ)
เรื่อง …
(คำขึ้นต้น) …
อ้างถึง … (ถ้ามี) …
สิ่งที่ส่งมาด้วย … (ถ้ามี) …

เหตุที่มีหนังสือไป                   (ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
จุดประสงค์ที่
มีหนังสือไป
                  จึง ……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………
ท้ายหนังสือ

(คำลงท้าย) …………………………….
(ลงชื่อ) …………………………………
(พิมพ์ชื่อเต็ม) …………………………
(ตำแหน่ง) ………………………………

 

(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
โทร …………………………
สำเนาส่ง … (ถ้ามี) ……..

 

2. หนังสือภายใน

  • หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก
  • เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน
  • ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

 

โครงสร้างของหนังสือภายใน

 

หัวหนังสือ [ตรา]                                บันทึกข้อความส่วนราชการ …(ภาควิชา / งาน) …คณะวิทยาศาสตร์….โทร……………………….ที่ …………………………………………….. วันที่ ………………………………………….
เรื่อง ……………………………………………………………………………………………..
(คำขึ้นต้น) …
เหตุที่มีหนังสือไป                   (ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
จุดประสงค์ที่
มีหนังสือไป
                  จึง ……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………
ท้ายหนังสือ

(คำลงท้าย) …………………………….
(ลงชื่อ) …………………………………
(พิมพ์ชื่อเต็ม) …………………………
(ตำแหน่ง) ………………………………

(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
โทร …………………………
สำเนาส่ง … (ถ้ามี) ……..

 

3. หนังสือประทับตรา

  • หนังสือที่ใช้ประทับตราส่วนราชการแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ
  • ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง คือ ผู้อำนวยการกอง หรือผู้ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตรา

 

(คณะวิทยาศาสตร์ไม่มีหนังสือประทับตรา)

 

โครงสร้างของหนังสือประทับตรา

 

หัวหนังสือ

[ตรา]

ที่ ……………………………………………..
(คำขึ้นต้น) …

เหตุที่มีหนังสือไป                   (ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
จุดประสงค์ที่
มีหนังสือไป
                  จึง ……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………
ท้ายหนังสือ                                                        (ชื่อส่วนงาน)
(วันที่)(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)โทร …………………………
สำเนาส่ง … (ถ้ามี) ……..

 

 

4. หนังสือสั่งการ

  • หนังสือสั่งการทั้ง 3 รูปแบบใช้กระดาษหัวตราเสมอ
  • คณะ และ มหาวิทยาลัยไม่มีการออกระเบียบ แต่จะเป็นประกาศเรื่องระเบียบแทน ซึ่งเป็นคนละอย่างกับระเบียบในที่นี้ และ ข้อบังคับจะออกในระดับมหาวิทยาลัยเท่านั้น ไม่มีในระดับคณะ
คำสั่ง บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
ระเบียบ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ
ข้อบังคับ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้

 

โครงสร้างของหนังสือคำสั่ง

หัวหนังสือ

[ตรา]

คำสั่ง …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…

ที่ ………

เรื่อง ……………………………….

เนื้อหา                   (ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
วันที่มีผล                   ทั้งนี้ ตั้งแต่ …………………………………………………………………….
ท้ายหนังสือ

สั่ง ณ วันที่ ……………………… พ.ศ. …………

 

 

(ลงชื่อ)
(ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)

5. หนังสือประชาสัมพันธ์

 

ประกาศ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตรามหาวิทยาลัย
แถลงการณ์ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษ ตราคณะ หรือ ตรามหาวิทยาลัย
ข่าว บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้

 

โครงสร้างของประกาศ

หัวหนังสือ

[ตรา]

ประกาศ …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…
เรื่อง ……………………………….

เนื้อหา                   (ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
ท้ายหนังสือ                                          ประกาศ ณ วันที่ ………. พ.ศ. ……(ลงชื่อ)
(ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)

 

โครงสร้างของแถลงการณ์

หัวหนังสือ

[ตรา]

แถลงการณ์ …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…

เรื่อง ……………………………….

ฉบับที่ (ถ้ามี)

เนื้อหา                   (ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
ท้ายหนังสือ ประกาศ ณ วันที่ ………. พ.ศ. ……(ลงชื่อ)

(ชื่อเต็ม)

(ตำแหน่ง)

 

โครงสร้างของข่าว

หัวหนังสือ ข่าว …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…เรื่อง ……………………………….ฉบับที่ (ถ้ามี)
เนื้อหา                   (ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
ท้ายหนังสือ (ส่วนราชการที่ออกข่าว)(วัน เดือน ปี)

 

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

 

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง และสื่อกลางบันทึกข้อมูล หรือหนังสือของบุคคลภายนอก หรือมีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่อง เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา คำร้อง

 

หนังสือในหมวดนี้ที่มีแบบมีเพียงหนังสือรับรองและรายงานการประชุมเท่านั้น

 

โครงสร้างของหนังสือรับรอง

หัวหนังสือ เลขที่ …                                         [ตรา]              (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ)
เนื้อหา                   (ข้อความ) หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่จะให้การรับรอง พร้อมทั้งลงตาแหน่งและสังกัด หรือที่ตั้ง แล้วต่อด้วยข้อความที่รับรอง)……………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
ให้ไว้ ณ วันที่ ……………… พ.ศ. ………….
ท้ายหนังสือ (ลงชื่อ)(ชื่อเต็ม)(ตำแหน่ง)(รูปถ่าย)

(ประทับตราส่วนราชการ)

(ลงชื่อผู้ได้รับการรับรอง)

(พิมพ์ชื่อเต็ม)

 

 

 

โครงสร้างของรายงานการประชุม

หัวหนังสือ รายงานการประชุม ……………………….ครั้งที่ ………เมื่อวันที่ ……………………ณ………………………………—————-
เนื้อหา ผู้มาประชุมผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

 

เริ่มประชุมเวลา ……

(ข้อความ) ………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………

ท้ายหนังสือ เลิกประชุมเวลา …….————–……………………………      ผู้จดรายงานการประชุม……………………………  ผู้ตรวจรายงานการประชุม

 

 

การเขียนส่วนต่างๆของหนังสือราชการ

 

หลักทั่วไปที่นิยมยึดถือในการเขียน

ได้แก่

1. เขียนให้ถูกต้อง โดยเขียนให้ถูกแบบ ถูกหลักภาษา และถูกความนิยม

2. เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเนื้อความ ชัดเจนใน จุดประสงค์ และกระจ่างในวรรคตอน

3. เขียนให้รัดกุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอน ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง

4. เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนให้สั้น ไม่ใช้ข้อความ เยิ่นเย้อยืดยาด หรือใช้ถ้อยคาฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น

5. เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี

 

การเว้นขอบและย่อหน้าของหนังสือราชการ

  • เว้นขอบซ้าย 3 เซนติเมตร และ ขอบขวา 2 เซนติเมตร
  • ถ้าใช้กระดาษมีตราตรงกลาง ตราจะต้องห่างจากขอบบน 2 เซนติเมตร
  • วันที่ตรงหัวกระดาษ รวมถึงคำลงท้ายด้วย จะอยู่ตรงเส้นที่ลากจากกึ่งกลางตราลงมา
  • เคาะ 2 Tab เพื่อเป็นย่อหน้า

 

การเขียน “เรื่อง”

  • ย่อสั้นที่สุด
  • เป็นประโยคหรือวลี
  • พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร
  • เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย
  • แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้
  • “เรื่อง” เขียนเฉพาะหนังสือภายนอก และหนังสือภายในเท่านั้น
  • หนังสือประทับตราไม่ต้องเขียน

 

การเขียน “คำขึ้นต้น” และ “คำลงท้าย”

  • เลือกใช้คำขึ้นต้น และ คำลงท้ายให้สัมพันธ์กัน
คำขึ้นต้น คำลงท้าย
เรียน ขอแสดงความนับถือ
กราบเรียน ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง

 

  • กราบเรียน ใช้กับผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ ได้แก่
ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา
ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานวุฒิสภา ประธานศาลฎีกา
ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการการเลือกตั้ง
ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน รัฐบุรุษ
ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตฯ อัยการสูงสุด ประธานผู้ตรวจการแผ่นดินหรือผู้ตรวจการแผ่นดิน

 

  • โดยทั่วไป จะใช้คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถือ” เว้นแต่เป็น หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศ์ หนังสือถึงพระภิกษุสงฆ์ หรือ หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ

 

 

การเขียน “อ้างถึง”

  • ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันมาก่อนแล้วทุกครั้ง
  • ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่เคยติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่เป็นสาระสาคัญ
  • ให้ใส่ชื่อส่วนราชการ ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว เลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราช

 

 

 

การเขียน เหตุที่มีหนังสือไปและเนื้อเรื่อง

 

  • ขึ้นด้วยคำต่างๆ และ มีโครงการใช้ดังนี้
คำขึ้นต้น สิ่งที่ต้องตาม
ด้วย ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป
เนื่องด้วย
เนื่องจาก
ตาม ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป + นั้น / ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น
ตามที่
อนุสนธิ

 

  • “ด้วย” ควรใช้ในกรณีที่บอกกล่าวเล่าเหตุที่มีหนังสือไปโดยเกริ่นขึ้นมาลอยๆ
  • “เนื่องจาก” ควรใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับหนังสือดาเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
  • คำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน
  • เหตุที่มีหนังสือไป มี 4 ประเภท
    1. เหตุจากผู้มีหนังสือไป
    2. เหตุจากบุคคลภายนอก
    3. เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น
    4. เหตุจากผู้รับหนังสือ
  • การใช้สรรพนามแทนผู้รับหนังสือ ขอให้ละไว้ในฐานที่เข้าใจ (ไม่ต้องเขียน ถ้าไม่จำเป็น)

 

 

 

การเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

  • เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย
  • เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน
  • เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมตามควรแก่กรณี เช่น จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป เป็น คำขอ ควรเพิ่มคำว่า โปรด และ ต่อท้ายด้วย คำขอบคุณ มักจะใช้ว่า จะขอบคุณมาก แต่ถ้าเป็นหนังสือถึงผู้ใหญ่อาจใช้คำว่า จะเป็นพระคุณยิ่ง
ลักษณะ ความมุ่งหมาย ตัวอย่างคำที่ใช้
คำแจ้ง เพื่อทราบ Þ  จึงเรียนมาเพื่อทราบÞ  จึงขอแจ้งให้ทราบไว้ล่วงหน้า
คำขอ เพื่อให้พิจารณาเพื่อให้ดำเนินการเพื่อให้ร่วมมือเพื่อให้ช่วยเหลือ Þ  จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุมัติด้วยÞ  จึงเรียนมาเพื่อโปรดนาเสนอคณะรัฐมนตรีพิจารณาต่อไปด้วยÞ  จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดให้ความร่วมมือในการนี้ตามสมควรด้วย
คำซักซ้อม เพื่อให้เข้าใจ Þ  จึงขอเรียนซ้อมความเข้าใจมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
คำชี้แจง เพื่อให้เข้าใจ Þ  จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อทราบ
คำยืนยัน เพื่อให้แน่ใจ Þ  จึงเรียนยืนยันมาเพื่อทราบÞ  จึงขอเรียนยืนยันข้อตกลงดังกล่าวมา ณ ที่นี้
คำสั่ง เพื่อให้ปฏิบัติ Þ  จึงขอเรียนมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไปÞ  จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป
คำเตือน เพื่อไม่ให้ลืมปฏิบัติ Þ  จึงขอเรียนเตือนมาเพื่อโปรดดำเนินการเรื่องนี้ให้เสร็จโดยด่วนด้วยÞ  บัดนี้ เวลาล่วงเลยมานานแล้ว ยังไม่ได้รับรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้แต่ประการใด จึงขอเรียนเตือนมาÞ  บัดนี้ถึงกำหนด……แล้ว จึงขอได้โปรด……
คำกำชับ เพื่อให้ปฏิบัติตามเพื่อให้สังวร ระมัดระวัง Þ  จึงเรียนมาเพื่อจักได้ปฏิบัติตาม……ดังกล่าวโดยเคร่งครัดต่อไปÞ  จึงเรียนมาเพื่อโปรดกำชับเจ้าหน้าที่ให้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก
คำถาม เพื่อขอทราบ Þ  จึงเรียนมาเพื่อขอทราบว่า………………………………………….
คำหารือ เพื่อขอความเห็น Þ  จึงเรียนหารือมาว่า…………………………………………………..

 

 

ภาคผนวก

หลักทั่วไปที่นิยมยึดถือในการเขียนหนังสือราชการให้ดี

  1. เขียนให้ถูกต้อง
  2. เขียนให้ชัดเจน
  3. เขียนให้รัดกุม
  4. เขียนให้กระทัดรัด
  5. เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี

1.        เขียนให้ถูกต้อง

  • เขียนให้ถูกแบบ (ตามรูปแบบหนังสือราชการ เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน ฯลฯ)
  • เขียนให้ถูกหลักเนื้อหา ทั้งในเหตุที่มีหนังสือไป และ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
  • เขียนให้ถูกหลักภาษา เช่น

-      ประธาน กริยา กรรม และ คำประกอบ ต้องสัมพันธ์ กัน โดยเฉพาะการใช้คำประกอบที่แยกคร่อมข้อความ เช่น หาอาจ (ดำเนินการ) ได้ไม่, หาได้ (ดำเนินการ) ไม่, จะ (ดำเนินการ) มิได้ เป็นต้น

  • เขียนให้ถูกความนิยม เช่น

-      ใช้ภาษาราชการ

-      ไม่ใช้คำเชื่อมซ้ำกัน เช่น  ที่-ซึ่ง-อัน  หรือ  และ-กับทั้ง-รวมทั้ง-ตลอดจน

-      หากใช้คำเชื่อมเดียวกัน เชื่อมหลายคำ ให้ใส่เฉพาะคำเชื่อมคำสุดท้าย

-      คำที่ใช้แทนกันได้ และ แทนกันไม่ได้

-      คำเบา – คำหนักแน่น เช่น

  • จะ = ธรรมดา ใช้ในกรณีทั่วไป
  • จัก = หนักแน่น ใช้ในคำขู่ คำสั่ง คำกำชับ

-      คำบังคับ – คำขอร้อง เช่น

  • ขอให้ส่ง -โปรดส่ง
  • ให้ไปส่ง – โปรดไปติดต่อ
  • ขอให้นำเสนอต่อไป – โปรดนำเสนอต่อไป

-      คำทำลาย – คำเสริมสร้าง

คำทำลาย คำเสริมสร้าง
ไม่ตั้งใจศึกษาจึงสอบตก ถ้าตั้งใจศึกษาก็คงสอบได้
โครงการที่ท่านเสนอใช้ไม่ได้ โครงการที่ท่านเสนอก็นับว่าดี แต่เกรงว่าจะยังทำไม่ได้ในขณะนี้
ท่านเข้าใจผิด ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อน

 

2.      เขียนให้ชัดเจน

 

3.      เขียนให้รัดกุม

 

4.      เขียนให้กระทัดรัด

 

5.      เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี

โดยรวมคือการเขียนโดยไม่ให้กระทบกระทั่งโดยตรง และ ไม่ให้ทำลายน้ำใจของผู้รับ โดยลีลาที่นิยมใช้มีดังนี้

ก.      หนังสือตักเตือน หรือ ตำหนิ
  1. เขียนเปลี่ยนเข็ม เช่น
    • ใช้คำว่า “ด้วยมีเสียงเล่าลือว่า (เรื่องที่ถูกร้องเรียน)” แทนเขียนว่า “ด้วยปรากฎว่า (เรื่องที่ถูกร้องเรียน)”
    • ใช้คำว่า “การปล่อยให้เกิดกรณีเช่นนี้ จะเป็นทางให้ผู้พบเห็นตำหนิได้” แทนคำว่า “การปล่อยให้เกิดกรณีเช่นนี้ เป็นที่น่าตำหนิยิ่งนัก”
  2. เขียนเบนเป้า เช่น เขียนว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดกำชับให้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก” แทนคำว่า “จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก”
  3. เขียนแสดงความเสียใจ ในกรณีที่ ต้องการตำหนิ แสดงความโกรธ หรือ ดูถูกดูแคลน เช่น เขียนว่า “รู้สึกเสียใจที่มีการให้ข่าวโดยไม่ตรงกับความจริงจนเป็นที่เสียหายแก่ราชการเช่นนี้” แทนที่จะเขียนว่า รู้สึกไม่พอใจอย่างยิ่ง ไม่ควรให้สัมภาษณ์เช่นนี้ หรือ รู้สึกเศร้าใจที่ผู้ใหญ่ให้สัมภาษณ์เช่นนี้
ข.      หนังสือตอบปฏิเสธ

ควรเขียนโดยมีลำดับแต่ละประเภทดังนี้

ปฏิเสธการให้ Þ    ขอบคุณÞ    อ้างเหตุผลที่ไม่รับÞ    ขอโอกาสอื่น หรือ ขออย่างอื่น
ปฏิเสธคำขอที่ไม่ใช่ขอตามกฎหมาย Þ    อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้Þ    ขออภัยที่ไม่อาจอนุญาตได้Þ    แสดงน้ำใจที่จะให้ความร่วมมือในโอกาสหน้าหากไม่มีปัญหาขัดข้อง(สุภาพนุ่มนวล)
ปฏิเสธคำขอที่ขอตามกฎหมาย Þ    อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้(ปฏิเสธได้เลยไม่ต้องขออภัยและแสดงน้ำใจ)

 

ตัวอย่างการเขียนหนังสือปฏิเสธ

ปฏิเสธการให้

กรมสรรพากรขอขอบคุณกรมวิเทศสหการที่ได้จัดสรรทุนดังกล่าวให้แก่กรมสรรพากร……………… แต่เนื่องจากกรมสรรพากรไม่มีข้าราชการที่มีความรู้ภาษาฝรั่งเศสดีพอ จึงไม่อาจรับทุนนี้ได้………………

 

ปฏิเสธคำขอ

กรม……………………………………….ได้พิจารณาแล้ว ปรากฏว่าในช่วงเวลาดังกล่าว นาย…………………. ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบงานตามโครงการ……………………….. ซึ่งจะต้องเร่งรัดตามนโยบายของรัฐบาลให้เสร็จภายในกำหนดตามเป้าหมาย หากนาย……………………………. ต้องใช้เวลาระหว่างนั้นสอนในมหาวิทยาลัย สัปดาห์ละ 3 วัน เป็นเวลานาน จะทำให้ไม่สามารถทางานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตามเป้าหมายที่ขอไปได้ ซึ่งจะเป็นผลเสียหายแก่ราชการ กรม……………………………….จึงขออภัยที่ไม่อาจอนุญาตให้นาย…………………………………. สอนในมหาวิทยาลัยตามที่ขอไปได้ อย่างไรก็ดี โอกาสหน้าหากมหาวิทยาลัย………………………………….…ต้องการให้นาย…………………………… สอนในมหาวิทยาลัยอีก และไม่มีข้อขัดข้องด้วยเหตุสาคัญใดๆ กรม……………………. ก็จะพิจารณาให้ความร่วมมือแก่มหาวิทยาลัยด้วยความยินดี

 

ค.      หนังสือขอร้อง

เขียนโดยมีลำดับดังนี้

Þ    อ้างเหตุผลจำเป็นที่ต้องขอร้อง

Þ    ขอร้องให้เขาดำเนินการ หรือ มาในงาน

Þ    ขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา หรือ ในการที่เขาสละเวลาให้เกียรติมาในงาน

 

ตัวอย่างการเขียนหนังสือขอร้อง

ขอร้องให้ดำเนินการตามหน้าที่

ด้วยกรมสรรพากรมีความจำเป็นต้องตั้งตำแหน่ง……………..เพิ่มขึ้นอีก 1 ตำแหน่ง เนื่องจาก………………… ดังรายละเอียดคำขอและคำชี้แจงประกอบคำขอที่แนบมานี้

จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดนาเสนอ ก.พ. พิจารณาอนุมัติด้วยจะขอบคุณมาก

 

เชิญมาในงาน

ด้วยศาสตราจารย์ ประภาศน์ อวยชัย ประธานกรรมการ ป.ป.ป. ได้ปรารภว่า งานป้องกันการทุจริตและประพฤติมิชอบในวงราชการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานด้านประชาสัมพันธ์ที่ ป.ป.ป. ดำเนินการมาสำเร็จเป็นผลดีแก่ทางราชการนั้น ก็ด้วยได้รับความร่วมมือร่วมใจและช่วยเหลือสนับสนุนจากวงการต่างๆ ทั้งสื่อมวลชน องค์การ บริษัทห้างร้าน และบุคคลต่างๆ ซึ่งได้ทุ่มเทกำลังกาย กำลังความคิด และกำลังทรัพย์ ด้วยความเสียสละ เพื่อประโยชน์ส่วนรวมโดยไม่หวังผลตอบแทนแต่อย่างใด จึงใคร่ที่จะได้แสดงความขอบคุณและพบปะสังสรรค์ค์กับผู้ให้ความอุปการะช่วยเหลือดังกล่าว เพื่อจะได้ทำความรู้จักคุ้นเคยกันโดยถ้วนหน้า

คณะกรรมการประชาสัมพันธ์ของ ป.ป.ป. จึงได้จัดงานเลี้ยงขอบคุณและสังสรรค์บรรดาผู้ที่ให้ความอุปการะช่วยเหลือดังกล่าวข้างต้นขึ้น ณ ภัตตาคารสีทันดร เลขที่ 197 ซอย 101 ถนนลาดพร้าว ในวันจันทร์ที่ 30 มีนาคม 2530เวลา 18.30 น.

จึงขอเรียนเชิญท่านไปร่วมงานเลี้ยงขอบคุณและสังสรรค์ครั้งนี้ด้วย

 

 

ง.      หนังสือขอความร่วมมือ

เขียนโดยมีลีลาดังนี้

Þ    ครวญ      บอก ความจำเป็น หรือ ความต้องการ ของเรา

Þ    ออด        ขอความร่วมมือจากเขา

Þ    มัด          ตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือจึงขอบคุณ

ตัวอย่างหนังสือขอความร่วมมือ

ด้วยกรมการค้าภายใน มีปัญหาเกี่ยวกับการร่างโต้ตอบหนังสือราชการเนื่องจากเจ้าหน้าที่ไม่สันทัดในการนี้ กรมการค้าภายในใครที่จะฝึกอบรมเจ้าหน้าที่จำนวน 25 คน ให้สามารถร่างโต้ตอบหนังสือราชการได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่กรมการค้าภายในไม่สามารถดำเนินการฝึกอบรมเองได้เพราะขาดความรู้ในการจัดหลักสูตรและขาดวิทยากร จำเป็นต้องขอให้สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึกอบรมให้

จึงเรียนขอความร่วมมือมายังสำนักงาน ก.พ. เพื่อได้โปรดให้สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่กรมการค้าภายในเรื่องการเขียนหนังสือราชการให้ด้วย ทั้งนี้ หวังว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากสำนักงาน ก.พ. จึงขอขอบคุณมา ณ ที่นี้

 

จ.      หนังสือขอความช่วยเหลือ

เขียนโดยมีลีลาดังนี้

Þ    ครวญ      บอกความจำเป็นหรือ ความต้องการของเรา

Þ    ยอ           ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของเขา

Þ    ล่อ           ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากช่วยเหลือเรา

Þ    ออด        ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา

Þ    มัด          ตั้งความหวังว่าจะได้รับความกรุณาช่วยเหลือ จึงขอบคุณล่วงหน้า

 

ตัวอย่างหนังสือขอความช่วยเหลือ

ด้วยสำนักงาน ก.พ. มีหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับการพัฒนาข้าราชการพลเรือน ซึ่งจะต้องพัฒนาทั้งในด้านความรู้ ทักษะ และพฤติกรรม สาหรับการพัฒนาในด้านพฤติกรรมนั้นส่วนหนึ่งที่สาคัญได้แก่การพัฒนาให้มีวินัย การพัฒนาข้าราชการให้มีวินัยนั้น ทางหนึ่งที่อาจทำได้คือการสร้างจิตสำนึกในการรักษาวินัยสานักงาน ก.พ. ได้พิจารณาเห็นว่า เพลงเป็นสื่อสร้างจิตสานึกได้อย่างหนึ่ง ซึ่งอาจใช้เพลงเป็นสื่อสร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการได้จึงใคร่ที่จะได้เพลงที่สร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการสาหรับใช้ในโอกาสอันเหมาะสม                               (มีต่อหน้าต่อไป)

การแต่งเพลงในลักษณะนี้จำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในทางนี้อย่างแท้จริงสำนักงาน ก.พ. ได้เสาะหาผู้ที่มีความสามารถในการแต่งเพลงในประเภทและระดับที่ต้องการดังกล่าวแล้ว ยังไม่เห็นผู้ใดที่เหมาะสมเท่าท่านผู้ได้รับยกย่องว่าเป็นศิลปินแห่งชาติ ซึ่งได้เคยแต่งเพลงประเภทนี้ไว้ปรากฏผลงานเป็นที่ประจักษ์ว่ายอดเยี่ยมและอมตะ หากท่านได้กรุณาแต่งเพลงสร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการดังกล่าวให้ ก็เป็นที่เชื่อมั่นได้ว่าจะได้ผลบรรลุจุดประสงค์ตามความมุ่งหมาย และผลงานดังกล่าวจะเป็นอนุสรณ์อันอมตะว่าท่านเป็นผู้มีส่วนช่วยอันสำคัญในการพัฒนาข้าราชการ ซึ่งกุศลเตนาของท่านจะเป็นที่สรรเสริญ และอยู่ในความทรงจำของทางราชการตลอดไป

จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อโปรดแต่งเพลงสร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการ ให้สำนักงาน ก.พ. ด้วย ทั้งนี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความกรุณาจากท่านจึงขอขอบพระคุณมา ณ ที่นี้

 

FacebookTwitterGoogle+Share
0

ลำดับชั้นกฎหมายที่ใช้ในการบริหารงานของมหาวิทยาลัยมหิดล

image

            มหาวิทยาลัยมหิดลได้เปลี่ยนฐานะเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐตั้งแต่วันที่ ๑๗ ตุลาคม ๒๕๕๐  เหตุผล

Read more
0

โครงการเพิ่มประสิทธภาพในการปฏิบัติงานหลักสูตร “การบริหารงานด้านการเงิน การคลัง และพัสดุให้โปร่งใสสำหรับส่วนราชการ”

money-management

งานบริการวิชาการ  สถานการศึกษาต่อเนื่อง  มหาวิทยาลัยนเรศวร

ผู้เข้าร่วมอบรม   :       1.  นางวันทนีย์  ชูศิริโรจน์

Read more
0

รายงานการถอดบทเรียน การดำเนินงานการจัดสัมมนาบุคลากร ประจำปี 2557

cpd (medium)

งานบริหารและธุรการ
คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

 

ส่วนที่ 1    ความเป็นมาของการถอดบทเรียน และวัตถุประสงค์ของการถอดบทเรียน

Read more
0

หลักสูตร “การบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน”

Free-SEO-Training-Course-2

โครงการบริการวิชาการฝึกอบรม
หลักสูตร “การบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน”
กองคลังมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

Read more
0

โครงการบริการวิชาการฝึกอบรมหลักสูตร “การบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน”

กองคลังมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

ผู้เข้าร่วมอบรม   : นางวันทนีย์  ชูศิริโรจน์

สถานที่              :  ณ โรงแรมรอยัลริเวอร์ กรุงเทพฯ ห้องบงกชรัตน์ B

ระยะเวลา          :  วันพฤหัสบดีที่ 14 ถึง วันศุกร์ที่ 15 สิงหาคม 2557

วัตถุประสงค์ในการอบรม :

  1. เพื่อให้เกิดการเรียนรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับแนวคิดของหลักการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายในรวมทั้งนำไปสู่การปฏิบัติงานได้อย่างแท้จริง
  2. เพื่อให้ได้รับการพัฒนาและสร้างทักษะการปฏิบัติงานอันจะเป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่องค์กร
  3. เพื่อให้มีโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแนวทางในภาคปฏิบัติระหว่างองค์กร

ประโยชน์ที่นำกลับมาใช้ :

  1. สามารถนำความรู้ แนวคิด ที่ได้รับจากการฝึกอบรมไปใช้ในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  2. สามารถนำปัญหา อุปสรรค ข้อเสนอแนะและแนวทางการแก้ไข ที่ได้รับจากการฝึกอบรมมาเป็นแนวทางการพัฒนาระบบงานของหน่วยงานได้

Continue Reading

FacebookTwitterGoogle+Share
0

สิทธิประโยชน์ประกันสังคมที่ควรทราบ

เรื่อง ” สิทธิประโยชน์ – การคำนวณเงินประกันสังคม/เงินสมทบ และระยะเวลาการนำส่ง “
วันที่ 4 กรกฎาคม 2557 เวลา 9.00-12.00 น. ณ ห้องประชุม K102 อาคารเฉลิมพระเกียรติ
วิทยากร นายกฤษดา  ชูพงษ์  ตำแหน่ง นักวิชาการประกันสังคม  ปฎิบัติงาน ณ สำนักงานประกันสังคมเขตพื้นที่ 5

 

“เพื่อให้บุคลากรมีความรู้ ความเข้าใจที่ถูกต้องในสิทธิประโยชน์ต่างๆของผู้ประกันตนและการคำนวณในการนำส่งเงินประกันสังคม เตรียมความพร้อมก่อนเข้าสู่วัยเกษียณ ให้มีความรู้ ความเข้าใจ ในการใช้สิทธิกรณีบำนาญชราภาพ สิทธิ ประโยชน์กรณีชราภาพ และการคำนวณการจ่ายบำนาญชราภาพ ไปใช้ได้อย่างถูกต้อง”

 

head_news

 

FacebookTwitterGoogle+Share
0

สรุปความรู้ที่ได้รับจากการเข้ารับการอบรมหลักสูตรเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานด้านการเงิน

ณ  ห้องบงกชรัตน์ B   โรงแรมรอยัลริเวอร์  กรุงเทพ  ระหว่างวันที่ 24 – 25  เมษายน  2557

 เรื่อง เงินเดือนและค่าจ้าง แบ่งเป็น 2 ส่วน คือ

  1. เงินเดือน แบ่งเป็น
  • สิทธิการรับเงินเดือน …. ปฏิบัติราชการ ….บรรจุใหม่ …. แต่งตั้ง เลื่อน โยกย้าย โอน …. เลื่อนขั้นเงินเดือน ….กลับเข้ารับราชการใหม่ ….ตาย
  •  งดจ่ายเงินเดือน  ….ละทิ้ง/หนีราชการ ….ลาออก ….ให้ออก ปลดออก ไล่ออก ….ถูกสั่งพักราชการ ….ถูกสั่งให้ออกไว้ก่อน ….อุทธรณ์คำสั่ง ….ถูกควบคุมตัวตามคำพิพากษา(คดีอาญา) ….ถูกจับตัวขณะปฏิบัติหน้าที่ ….เกษียณ ….ตาย
  • เงินเดือนระหว่างลา ….ลาป่วย 11 ประเภท(ป่วย-คลอดบุตร-กิจส่วนตัว-พักผ่อนประจำปี-อุปสมบท/พิธีฮัจย์-รับการเตรียมพล-ลาศึกษา/ฝึกอบรม/ดูงาน-ปฏิบัติงานในองค์การระหว่างประเทศ-ติดตามคู่สมรส-ช่วยภริยาที่คลอดบุตร และฟื้นฟูสมรรถภาพที่จำเป็นต่อหน้าที่)
  • เงินช่วยพิเศษ ….หลักเกณฑ์การจ่าย ….ผู้มีสิทธิรับเงินช่วยพิเศษ ….เงื่อนไขการจ่าย ….ระยะเวลาที่ขอรับ
  1. ค่าจ้าง  แบ่งเป็น
  • ลูกจ้าง ….ลูกจ้างประจำ ….ลูกจ้างชั่วคราว
  • หลักเกณฑ์การจ่าย

Continue Reading

FacebookTwitterGoogle+Share
0

สาระน่ารู้ : การสร้างสรรค์ผลงานเพื่อเตรียมการขอตำแหน่งผู้ชำนาญการพิเศษ หรือเชี่ยวชาญ

สาระน่ารู้ : การสร้างสรรค์ผลงานเพื่อเตรียมการขอตำแหน่งผู้ชำนาญการพิเศษ หรือเชี่ยวชาญ

สำหรับบุคลากรสายสนับสนุน ตอนที่ 1

โดย นายคำรณ โชธนะโชติ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

                                 “คุณอย่างเพลิดเพลินกับการทำงานประจำ เพราะไม่ทำให้เราพัฒนา เรียนรู้มาปีหนึ่งพอแล้ว จากนี้ไปต้องใช้เวลาทำงานประจำให้น้อยลง งานหนึ่งงานเคยใช้เวลาทำ 100 % ก็ต้องทำให้เสร็จภายใน 75% เราจะได้เอาเวลาอีก 25 % ที่เหลือไปพัฒนาหน่วยงานและระบบงานให้ดีขึ้น” ศาสตราจารย์ คลินิก นพ.อุดม คชินทร คณบดีคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาลกล่าวไว้

ยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยมหิดล ปี2556 – 2559 กำหนดยุทธศาสตร์ที่ 9 คือ สร้างความเป็นเลิศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Excellence)  โดยกำหนดความเติบโตก้าวหน้าของบุคลากรสายสนับสนุนให้ได้ตำแหน่งชำนาญการพิเศษ หรือชี่ยวชาญ ไว้ร้อยละ 30  ดังนั้น บุคลากรสายสนับสนุนทุกท่านจึงมีส่วนร่วมที่จะทำให้มหาวิทยาลัยบรรลุตัวชี้วัดนี้  (Corporate KPI)  คณะวิทยาศาสตร์ซึ่งเป็นส่วนงานภายใต้มหาวิทยาลัยมหิดล       จึงต้องพยายามดำเนินกิจกรรมเพื่อการพัฒนาบุคลากรให้สอดคล้องกับนโยบายดังกล่าวข้างต้น  ในเบื้องต้น มาทำความเข้าใจร่วมกันก่อนว่าการสร้างสรรค์ผลงานสำคัญอย่างไร และชิ้นงานที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการขอกำหนดชำนาญการพิเศษ หรือเชี่ยวชาญได้มีอะไรบ้าง  รวมถึงเกร็ดน่ารู้การสร้างสรรค์ผลงาน Continue Reading

FacebookTwitterGoogle+Share