หนังสือราชการ
คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
- หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
- หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
- หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
- เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
- เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
- ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ดาวน์โหลดคู่มือการเขียนหนังสือราชการ (PDF)
ดาวน์โหลด Template (DOTX)
- บันทึกข้อความ
- ประกาศ
- หนังสือภายนอก
ชั้นความเร็วของหนังสือราชการ
ชั้นความลับของหนังสือราชการ
หนังสือราชการที่มีชั้นความลับ จะเป็นหนังสือราชการที่เมื่อเปิดเผยจะทำให้รัฐ หรือ สถาบันเสียหายได้ โดยลับที่สุดจะทำให้เกิดความเสียหายร้ายแรงที่สุด
ข้อควรระวัง
Þ ชั้น “ปกปิด” ปัจจุบันเลิกใช้ไปแล้ว
Þ ควรซ้อนซองด้วย สำหรับเอกสารลับ
ชนิดและรูปแบบของหนังสือราชการ
1 หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
1-3 คือ หนังสือติดต่อราชการ
4. หนังสือสั่งการ
– คำสั่ง
– ระเบียบ
– ข้อบังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
– ประกาศ
– แถลงการณ์
– ข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
– หนังสือรับรอง
– รายงานการประชุม
– บันทึก (ไม่มีแบบ)
– หนังสืออื่น (ไม่มีแบบ)
1. หนังสือภายนอก
- หนังสือราชการแบบเป็นพิธีให้ใช้กระดาษที่มีตรา
- ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ และบุคคลภายนอก
โครงสร้างของหนังสือภายนอก
หัวหนังสือ |
[ตรา]
ที่ … (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ)
เรื่อง …
(คำขึ้นต้น) …
อ้างถึง … (ถ้ามี) …
สิ่งที่ส่งมาด้วย … (ถ้ามี) … |
เหตุที่มีหนังสือไป |
(ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
จุดประสงค์ที่
มีหนังสือไป |
จึง ……………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………… |
ท้ายหนังสือ |
(คำลงท้าย) …………………………….
(ลงชื่อ) …………………………………
(พิมพ์ชื่อเต็ม) …………………………
(ตำแหน่ง) ………………………………
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
โทร …………………………
สำเนาส่ง … (ถ้ามี) …….. |
2. หนังสือภายใน
- หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก
- เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน
- ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
โครงสร้างของหนังสือภายใน
หัวหนังสือ |
[ตรา] บันทึกข้อความส่วนราชการ …(ภาควิชา / งาน) …คณะวิทยาศาสตร์….โทร……………………….ที่ …………………………………………….. วันที่ ………………………………………….
เรื่อง ……………………………………………………………………………………………..
(คำขึ้นต้น) … |
เหตุที่มีหนังสือไป |
(ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
จุดประสงค์ที่
มีหนังสือไป |
จึง ……………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………… |
ท้ายหนังสือ |
(คำลงท้าย) …………………………….
(ลงชื่อ) …………………………………
(พิมพ์ชื่อเต็ม) …………………………
(ตำแหน่ง) ………………………………
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)
โทร …………………………
สำเนาส่ง … (ถ้ามี) …….. |
3. หนังสือประทับตรา
- หนังสือที่ใช้ประทับตราส่วนราชการแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ
- ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง คือ ผู้อำนวยการกอง หรือผู้ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบ ลงชื่อย่อกำกับตรา
(คณะวิทยาศาสตร์ไม่มีหนังสือประทับตรา)
โครงสร้างของหนังสือประทับตรา
หัวหนังสือ |
[ตรา]
ที่ ……………………………………………..
(คำขึ้นต้น) … |
เหตุที่มีหนังสือไป |
(ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
จุดประสงค์ที่
มีหนังสือไป |
จึง ……………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………… |
ท้ายหนังสือ |
(ชื่อส่วนงาน)
(วันที่)(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง)โทร …………………………
สำเนาส่ง … (ถ้ามี) ……..
|
4. หนังสือสั่งการ
- หนังสือสั่งการทั้ง 3 รูปแบบใช้กระดาษหัวตราเสมอ
- คณะ และ มหาวิทยาลัยไม่มีการออกระเบียบ แต่จะเป็นประกาศเรื่องระเบียบแทน ซึ่งเป็นคนละอย่างกับระเบียบในที่นี้ และ ข้อบังคับจะออกในระดับมหาวิทยาลัยเท่านั้น ไม่มีในระดับคณะ
คำสั่ง |
บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย |
ระเบียบ |
บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่วางไว้ โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ |
ข้อบังคับ |
บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ |
โครงสร้างของหนังสือคำสั่ง
หัวหนังสือ |
[ตรา]
คำสั่ง …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…
ที่ ………
เรื่อง ……………………………….
|
เนื้อหา |
(ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
วันที่มีผล |
ทั้งนี้ ตั้งแต่ ……………………………………………………………………. |
ท้ายหนังสือ |
สั่ง ณ วันที่ ……………………… พ.ศ. …………
(ลงชื่อ)
(ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง) |
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
ประกาศ |
บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตรามหาวิทยาลัย |
แถลงการณ์ |
บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษ ตราคณะ หรือ ตรามหาวิทยาลัย |
ข่าว |
บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ |
โครงสร้างของประกาศ
หัวหนังสือ |
[ตรา]
ประกาศ …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…
เรื่อง ……………………………….
|
เนื้อหา |
(ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
ท้ายหนังสือ |
ประกาศ ณ วันที่ ………. พ.ศ. ……(ลงชื่อ)
(ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง) |
โครงสร้างของแถลงการณ์
หัวหนังสือ |
[ตรา]
แถลงการณ์ …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…
เรื่อง ……………………………….
ฉบับที่ (ถ้ามี)
|
เนื้อหา |
(ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
ท้ายหนังสือ |
ประกาศ ณ วันที่ ………. พ.ศ. ……(ลงชื่อ)
(ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง) |
โครงสร้างของข่าว
หัวหนังสือ |
ข่าว …(ชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งผู้ออกคำสั่ง)…เรื่อง ……………………………….ฉบับที่ (ถ้ามี) |
เนื้อหา |
(ข้อความ) ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
ท้ายหนังสือ |
(ส่วนราชการที่ออกข่าว)(วัน เดือน ปี) |
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ รวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง และสื่อกลางบันทึกข้อมูล หรือหนังสือของบุคคลภายนอก หรือมีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่อง เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา คำร้อง
หนังสือในหมวดนี้ที่มีแบบมีเพียงหนังสือรับรองและรายงานการประชุมเท่านั้น
โครงสร้างของหนังสือรับรอง
หัวหนังสือ |
เลขที่ … [ตรา] (ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ) |
เนื้อหา |
(ข้อความ) หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่จะให้การรับรอง พร้อมทั้งลงตาแหน่งและสังกัด หรือที่ตั้ง แล้วต่อด้วยข้อความที่รับรอง)……………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
ให้ไว้ ณ วันที่ ……………… พ.ศ. …………. |
ท้ายหนังสือ |
(ลงชื่อ)(ชื่อเต็ม)(ตำแหน่ง)(รูปถ่าย)
(ประทับตราส่วนราชการ)
(ลงชื่อผู้ได้รับการรับรอง)
(พิมพ์ชื่อเต็ม) |
โครงสร้างของรายงานการประชุม
หัวหนังสือ |
รายงานการประชุม ……………………….ครั้งที่ ………เมื่อวันที่ ……………………ณ………………………………—————- |
เนื้อหา |
ผู้มาประชุมผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)ผู้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)
เริ่มประชุมเวลา ……
(ข้อความ) ………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………… |
ท้ายหนังสือ |
เลิกประชุมเวลา …….————–…………………………… ผู้จดรายงานการประชุม…………………………… ผู้ตรวจรายงานการประชุม |
การเขียนส่วนต่างๆของหนังสือราชการ
หลักทั่วไปที่นิยมยึดถือในการเขียน
ได้แก่
1. เขียนให้ถูกต้อง โดยเขียนให้ถูกแบบ ถูกหลักภาษา และถูกความนิยม
2. เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเนื้อความ ชัดเจนใน จุดประสงค์ และกระจ่างในวรรคตอน
3. เขียนให้รัดกุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอน ดิ้นไม่ได้ ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง
4. เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนให้สั้น ไม่ใช้ข้อความ เยิ่นเย้อยืดยาด หรือใช้ถ้อยคาฟุ่มเฟือยโดยไม่จำเป็น
5. เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี
การเว้นขอบและย่อหน้าของหนังสือราชการ
- เว้นขอบซ้าย 3 เซนติเมตร และ ขอบขวา 2 เซนติเมตร
- ถ้าใช้กระดาษมีตราตรงกลาง ตราจะต้องห่างจากขอบบน 2 เซนติเมตร
- วันที่ตรงหัวกระดาษ รวมถึงคำลงท้ายด้วย จะอยู่ตรงเส้นที่ลากจากกึ่งกลางตราลงมา
- เคาะ 2 Tab เพื่อเป็นย่อหน้า
การเขียน “เรื่อง”
- ย่อสั้นที่สุด
- เป็นประโยคหรือวลี
- พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร
- เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย
- แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้
- “เรื่อง” เขียนเฉพาะหนังสือภายนอก และหนังสือภายในเท่านั้น
- หนังสือประทับตราไม่ต้องเขียน
การเขียน “คำขึ้นต้น” และ “คำลงท้าย”
- เลือกใช้คำขึ้นต้น และ คำลงท้ายให้สัมพันธ์กัน
คำขึ้นต้น |
คำลงท้าย |
เรียน |
ขอแสดงความนับถือ |
กราบเรียน |
ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง |
- กราบเรียน ใช้กับผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ ได้แก่
ประธานองคมนตรี |
นายกรัฐมนตรี |
ประธานรัฐสภา |
ประธานสภาผู้แทนราษฎร |
ประธานวุฒิสภา |
ประธานศาลฎีกา |
ประธานศาลรัฐธรรมนูญ |
ประธานศาลปกครองสูงสุด |
ประธานกรรมการการเลือกตั้ง |
ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ |
ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน |
รัฐบุรุษ |
ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตฯ |
อัยการสูงสุด |
ประธานผู้ตรวจการแผ่นดินหรือผู้ตรวจการแผ่นดิน |
- โดยทั่วไป จะใช้คำลงท้ายว่า “ขอแสดงความนับถือ” เว้นแต่เป็น หนังสือถึงพระบรมวงศานุวงศ์ หนังสือถึงพระภิกษุสงฆ์ หรือ หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงเป็นพิเศษ
การเขียน “อ้างถึง”
- ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกันมาก่อนแล้วทุกครั้ง
- ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่เคยติดต่อกันเพียงฉบับเดียว เว้นแต่เป็นสาระสาคัญ
- ให้ใส่ชื่อส่วนราชการ ชั้นความลับ ชั้นความเร็ว เลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราช
การเขียน เหตุที่มีหนังสือไปและเนื้อเรื่อง
- ขึ้นด้วยคำต่างๆ และ มีโครงการใช้ดังนี้
คำขึ้นต้น |
สิ่งที่ต้องตาม |
ด้วย |
ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป |
เนื่องด้วย |
เนื่องจาก |
ตาม |
ตามด้วยเหตุที่มีหนังสือไป + นั้น / ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น |
ตามที่ |
อนุสนธิ |
- “ด้วย” ควรใช้ในกรณีที่บอกกล่าวเล่าเหตุที่มีหนังสือไปโดยเกริ่นขึ้นมาลอยๆ
- “เนื่องจาก” ควรใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับหนังสือดาเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
- คำว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน
- เหตุที่มีหนังสือไป มี 4 ประเภท
- เหตุจากผู้มีหนังสือไป
- เหตุจากบุคคลภายนอก
- เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น
- เหตุจากผู้รับหนังสือ
- การใช้สรรพนามแทนผู้รับหนังสือ ขอให้ละไว้ในฐานที่เข้าใจ (ไม่ต้องเขียน ถ้าไม่จำเป็น)
การเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
- เขียนให้ตรงกับลักษณะและความมุ่งหมาย
- เขียนแจ้งจุดประสงค์ให้ชัดเจน
- เขียนโดยใช้ถ้อยคำให้เหมาะสมตามควรแก่กรณี เช่น จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป เป็น คำขอ ควรเพิ่มคำว่า โปรด และ ต่อท้ายด้วย คำขอบคุณ มักจะใช้ว่า จะขอบคุณมาก แต่ถ้าเป็นหนังสือถึงผู้ใหญ่อาจใช้คำว่า จะเป็นพระคุณยิ่ง
ลักษณะ |
ความมุ่งหมาย |
ตัวอย่างคำที่ใช้ |
คำแจ้ง |
เพื่อทราบ |
Þ จึงเรียนมาเพื่อทราบÞ จึงขอแจ้งให้ทราบไว้ล่วงหน้า |
คำขอ |
เพื่อให้พิจารณาเพื่อให้ดำเนินการเพื่อให้ร่วมมือเพื่อให้ช่วยเหลือ |
Þ จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุมัติด้วยÞ จึงเรียนมาเพื่อโปรดนาเสนอคณะรัฐมนตรีพิจารณาต่อไปด้วยÞ จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดให้ความร่วมมือในการนี้ตามสมควรด้วย |
คำซักซ้อม |
เพื่อให้เข้าใจ |
Þ จึงขอเรียนซ้อมความเข้าใจมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป |
คำชี้แจง |
เพื่อให้เข้าใจ |
Þ จึงเรียนชี้แจงมาเพื่อทราบ |
คำยืนยัน |
เพื่อให้แน่ใจ |
Þ จึงเรียนยืนยันมาเพื่อทราบÞ จึงขอเรียนยืนยันข้อตกลงดังกล่าวมา ณ ที่นี้ |
คำสั่ง |
เพื่อให้ปฏิบัติ |
Þ จึงขอเรียนมาเพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไปÞ จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป |
คำเตือน |
เพื่อไม่ให้ลืมปฏิบัติ |
Þ จึงขอเรียนเตือนมาเพื่อโปรดดำเนินการเรื่องนี้ให้เสร็จโดยด่วนด้วยÞ บัดนี้ เวลาล่วงเลยมานานแล้ว ยังไม่ได้รับรายงานเกี่ยวกับเรื่องนี้แต่ประการใด จึงขอเรียนเตือนมาÞ บัดนี้ถึงกำหนด……แล้ว จึงขอได้โปรด…… |
คำกำชับ |
เพื่อให้ปฏิบัติตามเพื่อให้สังวร ระมัดระวัง |
Þ จึงเรียนมาเพื่อจักได้ปฏิบัติตาม……ดังกล่าวโดยเคร่งครัดต่อไปÞ จึงเรียนมาเพื่อโปรดกำชับเจ้าหน้าที่ให้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก |
คำถาม |
เพื่อขอทราบ |
Þ จึงเรียนมาเพื่อขอทราบว่า…………………………………………. |
คำหารือ |
เพื่อขอความเห็น |
Þ จึงเรียนหารือมาว่า………………………………………………….. |
ภาคผนวก
หลักทั่วไปที่นิยมยึดถือในการเขียนหนังสือราชการให้ดี
- เขียนให้ถูกต้อง
- เขียนให้ชัดเจน
- เขียนให้รัดกุม
- เขียนให้กระทัดรัด
- เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี
1. เขียนให้ถูกต้อง
- เขียนให้ถูกแบบ (ตามรูปแบบหนังสือราชการ เช่น หนังสือภายนอก หนังสือภายใน ฯลฯ)
- เขียนให้ถูกหลักเนื้อหา ทั้งในเหตุที่มีหนังสือไป และ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป
- เขียนให้ถูกหลักภาษา เช่น
– ประธาน กริยา กรรม และ คำประกอบ ต้องสัมพันธ์ กัน โดยเฉพาะการใช้คำประกอบที่แยกคร่อมข้อความ เช่น หาอาจ (ดำเนินการ) ได้ไม่, หาได้ (ดำเนินการ) ไม่, จะ (ดำเนินการ) มิได้ เป็นต้น
– ใช้ภาษาราชการ
– ไม่ใช้คำเชื่อมซ้ำกัน เช่น ที่-ซึ่ง-อัน หรือ และ-กับทั้ง-รวมทั้ง-ตลอดจน
– หากใช้คำเชื่อมเดียวกัน เชื่อมหลายคำ ให้ใส่เฉพาะคำเชื่อมคำสุดท้าย
– คำที่ใช้แทนกันได้ และ แทนกันไม่ได้
– คำเบา – คำหนักแน่น เช่น
- จะ = ธรรมดา ใช้ในกรณีทั่วไป
- จัก = หนักแน่น ใช้ในคำขู่ คำสั่ง คำกำชับ
– คำบังคับ – คำขอร้อง เช่น
- ขอให้ส่ง -โปรดส่ง
- ให้ไปส่ง – โปรดไปติดต่อ
- ขอให้นำเสนอต่อไป – โปรดนำเสนอต่อไป
– คำทำลาย – คำเสริมสร้าง
คำทำลาย |
คำเสริมสร้าง |
ไม่ตั้งใจศึกษาจึงสอบตก |
ถ้าตั้งใจศึกษาก็คงสอบได้ |
โครงการที่ท่านเสนอใช้ไม่ได้ |
โครงการที่ท่านเสนอก็นับว่าดี แต่เกรงว่าจะยังทำไม่ได้ในขณะนี้ |
ท่านเข้าใจผิด |
ความเข้าใจของท่านยังคลาดเคลื่อน |
2. เขียนให้ชัดเจน
3. เขียนให้รัดกุม
4. เขียนให้กระทัดรัด
5. เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี
โดยรวมคือการเขียนโดยไม่ให้กระทบกระทั่งโดยตรง และ ไม่ให้ทำลายน้ำใจของผู้รับ โดยลีลาที่นิยมใช้มีดังนี้
ก. หนังสือตักเตือน หรือ ตำหนิ
- เขียนเปลี่ยนเข็ม เช่น
- ใช้คำว่า “ด้วยมีเสียงเล่าลือว่า (เรื่องที่ถูกร้องเรียน)” แทนเขียนว่า “ด้วยปรากฎว่า (เรื่องที่ถูกร้องเรียน)”
- ใช้คำว่า “การปล่อยให้เกิดกรณีเช่นนี้ จะเป็นทางให้ผู้พบเห็นตำหนิได้” แทนคำว่า “การปล่อยให้เกิดกรณีเช่นนี้ เป็นที่น่าตำหนิยิ่งนัก”
- เขียนเบนเป้า เช่น เขียนว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดกำชับให้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก” แทนคำว่า “จึงขอกำชับมาเพื่อจักได้ระมัดระวังมิให้เกิดกรณีเช่นนี้ขึ้นอีก”
- เขียนแสดงความเสียใจ ในกรณีที่ ต้องการตำหนิ แสดงความโกรธ หรือ ดูถูกดูแคลน เช่น เขียนว่า “รู้สึกเสียใจที่มีการให้ข่าวโดยไม่ตรงกับความจริงจนเป็นที่เสียหายแก่ราชการเช่นนี้” แทนที่จะเขียนว่า รู้สึกไม่พอใจอย่างยิ่ง ไม่ควรให้สัมภาษณ์เช่นนี้ หรือ รู้สึกเศร้าใจที่ผู้ใหญ่ให้สัมภาษณ์เช่นนี้
ข. หนังสือตอบปฏิเสธ
ควรเขียนโดยมีลำดับแต่ละประเภทดังนี้
ปฏิเสธการให้ |
Þ ขอบคุณÞ อ้างเหตุผลที่ไม่รับÞ ขอโอกาสอื่น หรือ ขออย่างอื่น |
ปฏิเสธคำขอที่ไม่ใช่ขอตามกฎหมาย |
Þ อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้Þ ขออภัยที่ไม่อาจอนุญาตได้Þ แสดงน้ำใจที่จะให้ความร่วมมือในโอกาสหน้าหากไม่มีปัญหาขัดข้อง(สุภาพนุ่มนวล) |
ปฏิเสธคำขอที่ขอตามกฎหมาย |
Þ อ้างเหตุขัดข้องที่ไม่อาจอนุญาตได้(ปฏิเสธได้เลยไม่ต้องขออภัยและแสดงน้ำใจ) |
ตัวอย่างการเขียนหนังสือปฏิเสธ
ปฏิเสธการให้
กรมสรรพากรขอขอบคุณกรมวิเทศสหการที่ได้จัดสรรทุนดังกล่าวให้แก่กรมสรรพากร……………… แต่เนื่องจากกรมสรรพากรไม่มีข้าราชการที่มีความรู้ภาษาฝรั่งเศสดีพอ จึงไม่อาจรับทุนนี้ได้………………
ปฏิเสธคำขอ
กรม……………………………………….ได้พิจารณาแล้ว ปรากฏว่าในช่วงเวลาดังกล่าว นาย…………………. ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบงานตามโครงการ……………………….. ซึ่งจะต้องเร่งรัดตามนโยบายของรัฐบาลให้เสร็จภายในกำหนดตามเป้าหมาย หากนาย……………………………. ต้องใช้เวลาระหว่างนั้นสอนในมหาวิทยาลัย สัปดาห์ละ 3 วัน เป็นเวลานาน จะทำให้ไม่สามารถทางานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตามเป้าหมายที่ขอไปได้ ซึ่งจะเป็นผลเสียหายแก่ราชการ กรม……………………………….จึงขออภัยที่ไม่อาจอนุญาตให้นาย…………………………………. สอนในมหาวิทยาลัยตามที่ขอไปได้ อย่างไรก็ดี โอกาสหน้าหากมหาวิทยาลัย………………………………….…ต้องการให้นาย…………………………… สอนในมหาวิทยาลัยอีก และไม่มีข้อขัดข้องด้วยเหตุสาคัญใดๆ กรม……………………. ก็จะพิจารณาให้ความร่วมมือแก่มหาวิทยาลัยด้วยความยินดี
ค. หนังสือขอร้อง
เขียนโดยมีลำดับดังนี้
Þ อ้างเหตุผลจำเป็นที่ต้องขอร้อง
Þ ขอร้องให้เขาดำเนินการ หรือ มาในงาน
Þ ขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา หรือ ในการที่เขาสละเวลาให้เกียรติมาในงาน
ตัวอย่างการเขียนหนังสือขอร้อง
ขอร้องให้ดำเนินการตามหน้าที่
ด้วยกรมสรรพากรมีความจำเป็นต้องตั้งตำแหน่ง……………..เพิ่มขึ้นอีก 1 ตำแหน่ง เนื่องจาก………………… ดังรายละเอียดคำขอและคำชี้แจงประกอบคำขอที่แนบมานี้
จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดนาเสนอ ก.พ. พิจารณาอนุมัติด้วยจะขอบคุณมาก
เชิญมาในงาน
ด้วยศาสตราจารย์ ประภาศน์ อวยชัย ประธานกรรมการ ป.ป.ป. ได้ปรารภว่า งานป้องกันการทุจริตและประพฤติมิชอบในวงราชการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานด้านประชาสัมพันธ์ที่ ป.ป.ป. ดำเนินการมาสำเร็จเป็นผลดีแก่ทางราชการนั้น ก็ด้วยได้รับความร่วมมือร่วมใจและช่วยเหลือสนับสนุนจากวงการต่างๆ ทั้งสื่อมวลชน องค์การ บริษัทห้างร้าน และบุคคลต่างๆ ซึ่งได้ทุ่มเทกำลังกาย กำลังความคิด และกำลังทรัพย์ ด้วยความเสียสละ เพื่อประโยชน์ส่วนรวมโดยไม่หวังผลตอบแทนแต่อย่างใด จึงใคร่ที่จะได้แสดงความขอบคุณและพบปะสังสรรค์ค์กับผู้ให้ความอุปการะช่วยเหลือดังกล่าว เพื่อจะได้ทำความรู้จักคุ้นเคยกันโดยถ้วนหน้า
คณะกรรมการประชาสัมพันธ์ของ ป.ป.ป. จึงได้จัดงานเลี้ยงขอบคุณและสังสรรค์บรรดาผู้ที่ให้ความอุปการะช่วยเหลือดังกล่าวข้างต้นขึ้น ณ ภัตตาคารสีทันดร เลขที่ 197 ซอย 101 ถนนลาดพร้าว ในวันจันทร์ที่ 30 มีนาคม 2530เวลา 18.30 น.
จึงขอเรียนเชิญท่านไปร่วมงานเลี้ยงขอบคุณและสังสรรค์ครั้งนี้ด้วย
ง. หนังสือขอความร่วมมือ
เขียนโดยมีลีลาดังนี้
Þ ครวญ บอก ความจำเป็น หรือ ความต้องการ ของเรา
Þ ออด ขอความร่วมมือจากเขา
Þ มัด ตั้งความหวังว่าจะได้รับความร่วมมือจึงขอบคุณ
ตัวอย่างหนังสือขอความร่วมมือ
ด้วยกรมการค้าภายใน มีปัญหาเกี่ยวกับการร่างโต้ตอบหนังสือราชการเนื่องจากเจ้าหน้าที่ไม่สันทัดในการนี้ กรมการค้าภายในใครที่จะฝึกอบรมเจ้าหน้าที่จำนวน 25 คน ให้สามารถร่างโต้ตอบหนังสือราชการได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่กรมการค้าภายในไม่สามารถดำเนินการฝึกอบรมเองได้เพราะขาดความรู้ในการจัดหลักสูตรและขาดวิทยากร จำเป็นต้องขอให้สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึกอบรมให้
จึงเรียนขอความร่วมมือมายังสำนักงาน ก.พ. เพื่อได้โปรดให้สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่กรมการค้าภายในเรื่องการเขียนหนังสือราชการให้ด้วย ทั้งนี้ หวังว่าคงจะได้รับความอนุเคราะห์จากสำนักงาน ก.พ. จึงขอขอบคุณมา ณ ที่นี้
จ. หนังสือขอความช่วยเหลือ
เขียนโดยมีลีลาดังนี้
Þ ครวญ บอกความจำเป็นหรือ ความต้องการของเรา
Þ ยอ ยกย่องภูมิธรรมและคุณธรรมของเขา
Þ ล่อ ชี้ผลอันน่าภูมิใจที่เขาจะได้รับหากช่วยเหลือเรา
Þ ออด ขอความกรุณาช่วยเหลือจากเขา
Þ มัด ตั้งความหวังว่าจะได้รับความกรุณาช่วยเหลือ จึงขอบคุณล่วงหน้า
ตัวอย่างหนังสือขอความช่วยเหลือ
ด้วยสำนักงาน ก.พ. มีหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับการพัฒนาข้าราชการพลเรือน ซึ่งจะต้องพัฒนาทั้งในด้านความรู้ ทักษะ และพฤติกรรม สาหรับการพัฒนาในด้านพฤติกรรมนั้นส่วนหนึ่งที่สาคัญได้แก่การพัฒนาให้มีวินัย การพัฒนาข้าราชการให้มีวินัยนั้น ทางหนึ่งที่อาจทำได้คือการสร้างจิตสำนึกในการรักษาวินัยสานักงาน ก.พ. ได้พิจารณาเห็นว่า เพลงเป็นสื่อสร้างจิตสานึกได้อย่างหนึ่ง ซึ่งอาจใช้เพลงเป็นสื่อสร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการได้จึงใคร่ที่จะได้เพลงที่สร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการสาหรับใช้ในโอกาสอันเหมาะสม (มีต่อหน้าต่อไป)
การแต่งเพลงในลักษณะนี้จำเป็นต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในทางนี้อย่างแท้จริงสำนักงาน ก.พ. ได้เสาะหาผู้ที่มีความสามารถในการแต่งเพลงในประเภทและระดับที่ต้องการดังกล่าวแล้ว ยังไม่เห็นผู้ใดที่เหมาะสมเท่าท่านผู้ได้รับยกย่องว่าเป็นศิลปินแห่งชาติ ซึ่งได้เคยแต่งเพลงประเภทนี้ไว้ปรากฏผลงานเป็นที่ประจักษ์ว่ายอดเยี่ยมและอมตะ หากท่านได้กรุณาแต่งเพลงสร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการดังกล่าวให้ ก็เป็นที่เชื่อมั่นได้ว่าจะได้ผลบรรลุจุดประสงค์ตามความมุ่งหมาย และผลงานดังกล่าวจะเป็นอนุสรณ์อันอมตะว่าท่านเป็นผู้มีส่วนช่วยอันสำคัญในการพัฒนาข้าราชการ ซึ่งกุศลเตนาของท่านจะเป็นที่สรรเสริญ และอยู่ในความทรงจำของทางราชการตลอดไป
จึงเรียนขอความกรุณามาเพื่อโปรดแต่งเพลงสร้างจิตสานึกในการรักษาวินัยของข้าราชการ ให้สำนักงาน ก.พ. ด้วย ทั้งนี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความกรุณาจากท่านจึงขอขอบพระคุณมา ณ ที่นี้